Gagnon, Justin (2022). Implementation of Electronic Medical Records in Primary Care: Case Study of Québec Health Policy MFMSJ, 2022:17:e02

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Abstract

Background: Electronic medical record (EMR) implementation has presented a challenge for health policy decision-makers and administrators worldwide. EMRs are associated with improved quality and efficiency of primary healthcare delivery and are essential for offsetting the increasing cost and complexity of health service delivery. Suboptimal implementation of EMRs can result in delays and wasted resources, and hinder healthcare providers’ use of advanced features, and interoperability with other health information technology (HIT) systems. Contextually-embedded knowledge regarding policy decisions and actions surrounding EMR implementation is needed to help policy decision-makers optimize their implementation initiatives. Since the province of Québec’s primary care EMR adoption lagged behind the rest of Canada, valuable knowledge is gained from an in-depath examination of this case to help policy-makers avoid similar pitfalls. Therefore, to provide insight into the optimization of EMR and HIT implementation policy, this thesis aimed to understand and explain the policy decisions and actions concerning primary care EMR implementation in Québec. Methods: The research design consisted of a merged qualitative case study and narrative inquiry. Data were obtained from archival documents, including Québec health policies, Auditor General reports, and Minister of Health reports and strategic plans; and in-depth interviews with 15 purposively-selected expert informants. These data were triangulated in the iterative construction of a historical narrative. Results: Policy decisions and actions surrounding EMR implementation in Québec primary care were organized into three sequential periods between 1991 and 2016 that depict the influences behind the Ministry of Health and Social Service’s eventual prioritization of EMRs. Québec’s delayed implementation of EMRs was attributed to the Ministry of Health’s exclusion of EMRs from their vision regarding health network digitalisation and the challenges it faced concerning the development of a provincial electronic health record (EHR), Dossier santé Québec. The Ministry of Health and Social Services decided to revise the DSQ implementation strategy to include EMRs. Following a change in project leadership, the challenges were eventually overcome. An incentive program was devised in collaboration with family physicians and EMRs and the DSQ were successfully implemented throughout the province. Conclusion: This thesis provides contextually-embedded knowledge about EMR implementation policy decisions and actions in Québec. It highlights the role of political will and leadership, government expertise, private sector accountability, and change management in determining the success of HIT policy. Finally, the knowledge generated by this research provides valuable insight for policy decision-makers worldwide regarding widespread EMR implementation and a deeper understanding of the components and complex processes involved in HIT implementation

Contexte : L’implantation des dossiers médicaux électroniques (DME) présente un défi pour les décideurs et les administrateurs du monde entier. Les DME sont associés à une amélioration de la qualité et de l'efficacité des soins de santé primaires et sont essentiels pour compenser le coût et la complexité croissants de la prestation des services de santé. L’implantation sous-optimale des DME peut entraîner des retards et un gaspillage de ressources, et entraver l'utilisation par les cliniciens des fonctionnalités avancées et limiter l'interopérabilité avec d'autres systèmes de technologies d’information en santé (TIS). Des connaissances contextuelles concernant les décisions et les actions politiques entourant l’implantation des DME sont nécessaires pour aider les décideurs à optimiser leurs initiatives. Comme l'adoption du DME en soins primaires dans la province de Québec a pris du retard par rapport au reste du Canada, les connaissances acquises par un examen approfondi de ce cas sont précieuses pour aider les décideurs à éviter des embûches similaires. Par conséquent, afin de fournir des indications sur l'optimisation de la politique concernant l’implantation des DME et TIS, cette thèse visait à comprendre et à expliquer les décisions et les actions politiques concernant l’implantation des DME en soins primaires au Québec. Méthodes : Le devis de recherche combinait une étude de cas qualitative et une enquête narrative. Les données ont été obtenues à partir de documents d'archives, incluant les politiques de santé du Québec, les rapports du Vérificateur général et les rapports et plans stratégiques du Ministère de la Santé et des Services sociaux, ainsi que des entrevues approfondies avec 15 experts expressément sélectionnées. Ces données ont été triangulées dans la construction itérative d'une narrative historique. Résultats : Les décisions et actions politiques concernant l’implantation des DME en soins primaires au Québec ont été organisées en trois périodes séquentielles entre 1991 et 2016 qui décrivent les influences derrière la priorisation éventuelle des DME par le ministère de la Santé. L’implantation tardive des DME au Québec a été attribuée à l'exclusion des DME de la vision du ministère de la Santé concernant la numérisation du réseau de la santé, ainsi qu’aux défis confrontés lors du développement d'un dossier de santé électronique (DSE) provincial, le Dossier santé Québec (DSQ). Le Ministère de la Santé et des Services sociaux a décidé de réviser la stratégie d’implantation du DSQ pour y inclure les DME. À la suite d'un changement de leadership au sein du projet, les difficultés ont finalement été surmontées. Un programme d’adoption a été développé en collaboration avec des médecins de famille et les DME et le DSQ ont implantés avec succès à travers la province. Conclusion : Cette recherche fournit des connaissances contextuelles sur les décisions et les actions politiques d’implantation des DME au Québec. Elle met en évidence le rôle de la volonté et du leadership politique, de l'expertise gouvernementale, de la responsabilisation du secteur privé et de la gestion du changement dans la détermination du succès des politiques gouvernant technologies de l’information. Enfin, les connaissances générées par cette recherche fournissent des enseignements précieux pour les décideurs politiques du monde entier concernant les stratégies d’implantation à grande échelle du DME et permettent une compréhension plus approfondie des composantes et les processus inhérents à l’implantation des TIS